Como planejar o dia para ser mais produtivo
Valorize prioridades

No começo do dia de trabalho, a intenção é sempre boa: você o começa energizado, decidido a ser mais eficiente, organizado e dar conta de tudo que precisa fazer. Porém, ao longo dele, por mais que seu plano fosse, aparentemente, infalível, as coisas não acontecem como previsto e a sua produtividade vai por água abaixo.

O site Quartz preparou um especial sobre como planejar o dia para valorizar prioridades, seu foco e até o aproveitamento da sua energia – um recurso que parece finito, mas não é, e que é decisivo em sua capacidade produtiva. As quatro estratégias a seguir podem te ajudar a recuperar o controle da sua rotina e se concentrar nas tarefas mais importantes.

Como planejar o dia (da melhor forma!)

1. Escolha as tarefas certas para trabalhar
A Matriz de Einsenhower – nomeada em homenagem ao ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower, que notoriamente disse "Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes." – ajuda a priorizar. Sim, são coisas diferentes. Basicamente, o foco da técnica é nessa distinção. Embora a maioria de nós as confunda o tempo todo, para organizar sua rotina, é importante entender isso.

Se você pegar alguns minutos para categorizar cada tarefa, pode perceber que está gastando tempo com as atividades erradas. Resumidamente, a Matriz consiste em quatro caixas, com o eixo horizontal representando "urgência" e o vertical "importância".

Tarefas urgentes, mas não importantes, tendem a produzir muita ansiedade. E isso é o que nos distrai das tarefas mais importantes (mas não urgentes). Essas tarefas geralmente não têm prazos, o que torna tentador simplesmente adiá-las.

2. Bloqueie pedaços de tempo para o "trabalho intenso"
O venture capitalist Sam Altman chamou a Distração Digital de "uma das grandes crises de saúde mental do nosso tempo". Nós olhamos nossos smartphones 150 vezes por dia (em média) e de acordo com o professor de ciência da computação Cal Newport, isso prejudica muito a capacidade de pensar com clareza e criativamente.

De acordo com o professor, o remédio é o "trabalho intenso" (deep work): maximizar a intensidade do trabalho por unidade de tempo. Ele menciona a tática de agrupar o trabalho intelectual importante, mas difícil, em longos trechos ininterruptos de atividade.

Ele ainda recomenda uma programação fixa que proporcione o equilíbrio ideal entre esforço e descanso. Há vários graus dessa aplicação – Newport, por exemplo, para de trabalhar às 17h30 – e um dos mais simples de seguir é o Pomodoro, que estipula ciclos de 25 minutos de trabalho seguidos de pausas rápidas. Vá testando e ajuste o seu cronograma de acordo com o que dá melhores resultados para você.

3. Esteja atento ao "custo" das reuniões
Paul Graham, cofundador da startup incubadora Y Combinator, considera que existam dois tipos de cronogramas: o "cronograma do criador" e o "cronograma do gerente". Se você alterna entre reuniões, teleconferências e e-mail, provavelmente tem uma agenda de gerentes. Os gerentes tendem a organizar seus dias em blocos de uma hora, mais ou menos. Já os criadores, como escritores, programadores e artistas, têm trabalho que requer longos períodos de concentração ininterrupta.

As agendas dos criadores e dos gerentes tende a se cruzar nas reuniões, e ambos os tipos de profissionais devem entender as ramificações disso. Mesmo uma breve reunião pode ter um efeito em cascata, seja forçando você a mudar de contexto ou impedindo que você inicie um projeto ambicioso, porque sabe que uma interrupção no meio do dia o aguarda. Devemos estar sempre nos perguntando: "Essa reunião é necessária?"

4. Lembre-se do seu recurso secreto: energia
Ao contrário do tempo, que é finito, a energia pode ser "reabastecida". No entanto, a maioria dos conselhos de produtividade concentra-se em extrair eficiência em vez de gerenciar esse recurso.

Uma abordagem pensada por Tony Schwartz e Jim Loehr (descrita no livro The Power of Full Engagement), dá conta de que para tirar o máximo de um profissional, é preciso fortalecer e abastecer sua energia física, mental, emocional e espiritual. Cada uma dessas categorias merece sua própria seção, mas fundamentalmente, para as companhias, trata-se de reconhecer que os funcionários não são um tipo de pessoa, são pessoas.

Os locais de trabalho e os gerentes podem apoiar a energia física de seus colegas por meio de atitudes e políticas sobre nutrição, condicionamento físico e sono; energia emocional, ajudando-os a gerenciar sua resposta ao estresse, e energia mental, ajudando-os a se concentrar nas tarefas.

Quanto à energia espiritual, é mais provável que as pessoas que encontram sentido em seu trabalho sintam mais energia positiva, foquem melhor e demonstrem maior perseverança – mas isso deve vir do topo de uma organização. Você também pode "atacar" cada um desses elementos em si mesmo, procurando ter equilíbrio em todas as categorias.

5. Engula o sapo!
Sabe aquela tarefa temida que parece tomar conta da sua lista de tarefas, atrapalhando sua produtividade e pairando como uma nuvem o dia todo? Essa tarefa é o "sapo" e o ideal é tentar "engoli-lo" o quanto antes.

O hábito de enfrentar imediatamente esse trabalho mais importante fará com que você tenha o sentimento de vitória logo no início do dia. Para a maior parte das pessoas, isso significa um aumento na energia produtiva. Ao mesmo tempo em que completar a tarefa tirará um peso da sua agenda e também lhe dará força para o resto do dia.

Depois de engolir o sapo, é hora de diminuir o resto da sua lista de tarefas. Comece perguntando a si mesmo: "Qual é o uso mais valioso do meu tempo agora?"

Fonte: Na Prática.